Politique de confidentialité – Application SPNotifications

La présente Politique de confidentialité décrit comment Axiome Solution (« nous ») traite certaines données lors de l’utilisation de l’application SPNotifications (l’« Application »). L’Application permet à un utilisateur de s’abonner à une liste SharePoint et de recevoir dans Microsoft Teams une notification lorsque des éléments de cette liste sont créés, modifiés ou supprimés.

Cette Politique s’applique :

• à l’extension SharePoint permettant de s’abonner à une liste
• à l’application SPNotifications dans Microsoft Teams (onglet et notifications du flux d’activité)
• aux services hébergés par Axiome Solution qui traitent les abonnements et les changements
• aux échanges avec notre support (email)

• SPNotifications ne lit ni ne stocke le contenu des fichiers, documents, pièces jointes ou messages Teams.
• Pour décrire un changement, SPNotifications lit un nombre limité de champs des éléments de la liste suivie : identifiant, titre, nom d’affichage de la personne ayant effectué la modification et date de modification.
• SPNotifications stocke les informations nécessaires aux abonnements, l’historique des changements notifiés et des journaux techniques (logs) pour la sécurité et la maintenance.
• L’onglet Teams conserve dans le navigateur de l’utilisateur (stockage local) une copie de la liste de ses abonnements, afin d’accélérer l’affichage.

Données issues de Microsoft 365 (sous contrôle du Client). Les listes SharePoint et leurs contenus restent dans le tenant Microsoft 365 du Client. Pour détecter et décrire les changements, l’Application lit dans la liste suivie l’identifiant, le titre, la date de modification et le nom d’affichage du dernier modificateur des éléments concernés, ainsi que le journal des suppressions de la liste.

Données stockées par Axiome Solution. Pour fournir le service, SPNotifications stocke dans une base de données PostgreSQL hébergée sur Microsoft Azure :

• Identifiants d’utilisateur : identifiant Entra ID (Object ID) et identifiant du tenant de l’utilisateur abonné, date d’abonnement
• Références de la liste suivie : identifiant du tenant, URL du site SharePoint, URL, identifiant et titre de la liste
• Données techniques de l’abonnement SharePoint (webhook) : identifiant d’abonnement, clé de vérification, adresse de notification, date d’expiration, date de la dernière vérification
• Historique des changements notifiés : date de détection et, pour chaque élément concerné, identifiant, titre, nom d’affichage du modificateur, date de modification et type de changement (ajout, modification ou suppression)

Notifications Teams. La notification envoyée dans le flux d’activité Microsoft Teams contient le titre de la liste et le nombre de changements. Le détail des changements est affiché dans l’onglet SPNotifications, uniquement à l’utilisateur destinataire de la notification.

Journaux techniques (logs). Afin d’assurer la sécurité, de diagnostiquer les incidents et d’améliorer la fiabilité, SPNotifications collecte des journaux techniques via Azure Application Insights. Ils peuvent inclure :

• date et heure, événements applicatifs, erreurs, indicateurs de performance
• identifiants techniques liés au traitement (identifiant d’utilisateur, identifiant de tenant, URL de site, identifiant d’abonnement SharePoint)
• le contenu des messages de notification envoyés par SharePoint, qui ne comportent que des identifiants techniques

Données de support (emails). Si vous contactez le support, nous traitons les informations que vous nous transmettez (nom, email, contexte de la demande, informations techniques).

1. Fournir et opérer SPNotifications : gestion des abonnements, détection des changements, envoi des notifications et affichage de leur détail.
2. Sécuriser et maintenir l’Application : prévention, diagnostic, correction.
3. Support et assistance : traitement des demandes.

L’Application nécessite le consentement d’un administrateur du tenant. Elle utilise des autorisations applicatives (sans utilisateur connecté) pour :

• lire les éléments et les changements des listes SharePoint suivies, et y créer ou supprimer l’abonnement (webhook) correspondant
• envoyer des notifications dans le flux d’activité Microsoft Teams des utilisateurs abonnés

Les autorisations applicatives ne sont pas limitées aux droits de l’utilisateur abonné. L’Application n’utilise toutefois ces accès que sur les listes auxquelles un utilisateur s’est explicitement abonné.

Lorsqu’un utilisateur s’abonne, consulte ses abonnements ou le détail d’une notification, il s’authentifie auprès de son tenant Entra ID. L’API SPNotifications valide le jeton reçu et en extrait l’identifiant de l’utilisateur et celui de son tenant.

Localisation des données :

• Backend : Azure Functions hébergées par Axiome Solution, région France Central
• Base de données : Azure Database for PostgreSQL, région France Central
• Observabilité : Azure Application Insights, région France Central
• Gestion des secrets : le certificat de l’Application est conservé dans Azure Key Vault et n’apparaît ni dans le code ni dans la configuration

Aucun transfert hors Union européenne n’est réalisé.

Durées de conservation :

• Abonnements : conservés tant que l’utilisateur reste abonné
• Références de la liste, données de l’abonnement SharePoint et historique des changements : conservés tant qu’au moins un utilisateur est abonné à la liste
• Logs techniques (Application Insights) : 90 jours
• Sauvegardes de la base : 7 jours
• Emails et tickets support : pas de durée fixe, conservés tant que nécessaire au suivi, à l’historique ou aux obligations légales, suppression possible sur demande lorsque applicable

Suppression :

• Désabonnement : lorsqu’un utilisateur se désabonne d’une liste, son abonnement est supprimé.
• Dernier abonné : lorsque plus aucun utilisateur n’est abonné à une liste, l’abonnement SharePoint (webhook) est supprimé, ainsi que les références de la liste et l’historique des changements associés.
• Sur demande : un utilisateur ou le Client peut demander la suppression des données hébergées en écrivant à support@axiome-solution.fr.

Tant qu’une liste compte au moins un abonné, l’historique de ses changements n’est pas purgé automatiquement. Aucune suppression n’est déclenchée uniquement par l’inactivité.

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité adaptées, notamment :

• chiffrement en transit via TLS
• authentification de l’Application auprès de Microsoft 365 par certificat, conservé dans Azure Key Vault
• accès de l’Application à la base de données par identité managée Azure, sans mot de passe stocké
• validation des jetons Entra ID pour toutes les opérations initiées par un utilisateur (abonnement, consultation, désabonnement)
• vérification d’une clé propre à chaque abonnement sur les messages de notification reçus de SharePoint
• accès au détail d’une notification réservé à l’utilisateur qui en est destinataire

Les données sont hébergées et traitées sur Microsoft Azure. Les notifications sont transmises par Microsoft Teams, au sein de Microsoft 365. Nous ne vendons pas de données et ne les partageons pas avec des tiers à des fins commerciales.

Aucun sous-traitant tiers supplémentaire (hors Microsoft Azure) n’est utilisé pour SPNotifications selon la configuration décrite.

Selon la réglementation applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, la suppression et/ou la limitation portant sur les données vous concernant. Dans un contexte Microsoft 365, votre organisation (le Client) est généralement la mieux placée pour gérer ces demandes. Axiome Solution peut assister le Client et/ou l’utilisateur conformément aux présentes modalités.

Contact : support@axiome-solution.fr

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique pour refléter l’évolution du service, des exigences légales ou de sécurité. La version publiée sur cette page fait foi.

Axiome Solution

Email : support@axiome-solution.fr